Biuro Obsługi Interesanta
Urząd Gminy w Pokrzywnicy

Wstęp

Portal Biuro Obsługi Intereseanta (BOI) służy do komunikacji interesanta z urzędem. Dzięki udostępnieniu przez BOI katalogu spraw w postaci elektronicznej, interesanci mogą załatwiać cześć spraw za pośrednictwem Internetu.

Interesant może załatwiać sprawy, bez konieczności wizyty osobistej w urzędzie, może też z tego miejsca pobrać i wydrukować dokumenty niezbędne do załatwienia spraw, w których obecność osobista jest wymagana. Do wypełnienia i wysłania formularzy elektronicznych niezbędne jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, bądź też profilu zaufanego na platformir ePUAP. Na portalu interesant, może zapoznać się między innymi z katalogiem spraw świadczonych przez dany urząd jak również możne sprawdzić na jakim etapie realizacji znajduje się konkretna jego sprawa.

Opis głównych funkcjnalności:

    Regulamin Portalu

    REGULAMIN ELEKTRONICZNEGO BIURA OBSŁUGI INTERESANTA GMINY POKRZYWNICA Obowiązujący od dnia 25 maja 2018 roku

    §1 Podstawowe pojęcia użyte w regulaminie

    a. Administrator – będąca również administratorem zbioru danych osobowych użytkowników Systemu Wójt Gminy Pokrzywnica, Aleja Jana Pawła II 1, 06-121 Pokrzywnica, tel.: 23 691 87 21.

    b. Dane osobowe - dane osobowe Użytkownika znajdujące się w Koncie użytkownika oraz dane osobowe, które Użytkownik wprowadzi do Systemu.

    c. Funkcjonalność Systemu – całokształt usług udostępnianych przez System Użytkownikowi, pozwalający na wykorzystanie Systemu zgodnie z jego przeznaczeniem i Umową.

    d. Hasło - ciąg znaków wybranych przez Użytkownika lub generowany przez System podczas odzyskiwania hasła.

    e. Konto użytkownika – zestaw informacji o użytkowniku, na które składają się: imię, nazwisko, adres poczty elektronicznej, numer PESEL, dane teleadresowe Użytkownika.

    f. Instrukcja – dostępna w Systemie, dokument określający w jaki sposób należy korzystać z Systemu, zgodnie z jego przeznaczeniem.

    g. Login - unikalny identyfikator użytkownika w Systemie.

    h. System – System Elektronicznego Biura Obsługi Interesanta obejmujący wszystkie podstrony znajdujące się w domenie pokrzywnica.eboi.pl, zapewniający Użytkownikowi dostęp do usług publicznych, świadczonych za pośrednictwem Internetu przez Administratora, w związku zadaniami statutowymi Administratora określonymi w powszechnie obowiązujących przepisach prawa.

    i. Użytkownik – każda osoba fizyczna uprawniona do założenia konta w Systemie, która realizuje w Systemie czynności związane z uzyskiwaniem usług świadczonych przez Administratora.

    §2 Informacje ogólne

    1. Niniejszy Regulamin określa zasady, zakres i warunki korzystania przez Użytkownika z Systemu, zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r., o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1030) oraz zasady, zakres i warunki przetwarzania przez Administratora danych osobowych Użytkownika na podstawie przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

    2. Zgodne z przeznaczeniem korzystanie z Systemu polega na wykonywaniu przez Użytkownika czynności opisanych w Instrukcji.

    3. Funkcjonalność Systemu udostępniona Użytkownikowi polega w szczególności na: dostępie do informacji o sprawach klienta prowadzonych przez Administratora, możliwości zainicjowania sprawy u Administratora za pośrednictwem Internetu, otrzymania decyzji w sprawie, możliwość podglądu danych zawartych w odbiorze odpadów i podatkach wraz z możliwością dokonania płatności.

    4. Administrator zastrzega sobie prawo do modyfikacji niniejszego Regulaminu.

    5. Korzystając z Systemu Użytkownik potwierdza, że zapoznał się z treścią Regulaminu i akceptuje jego postanowienia oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania.

    § 3 Zasady korzystania z Systemu

    1. Użytkownik jest zobowiązany do korzystania z Systemu w sposób zgodny z obowiązującym prawem, normami społecznymi i obyczajowymi, ogólnymi zasadami korzystania z sieci Internet, postanowieniami niniejszego Regulaminu oraz celami utworzenia Systemu.

    2. Administrator, w przypadku powzięcia wiedzy o umieszczeniu w Systemie treści o charakterze bezprawnym niezwłocznie uniemożliwi do nich dostęp.

    3. Użytkownik jest zobowiązany w szczególności do korzystania z Systemu zgodnie z jego przeznaczeniem, niezakłócający jego działania, z poszanowaniem dóbr osobistych osób trzecich a także do korzystania z wszelkich usług udostępnionych za jego pośrednictwem jedynie w zakresie dozwolonego użytku.

    4. W razie stwierdzenia przez Użytkownika naruszenia jego praw w związku z korzystaniem z Systemu jest on zobowiązany niezwłocznie przekazać wszelkie informacje do Administratora.

    5. System jest dostępny tylko poprzez Internet i działa 7 dni w tygodniu przez 24 godziny na dobę. Podane godziny dostępności mogą ulec zmianie ze względu na konieczność przeprowadzenia prac modernizacyjnych, awarii lub z przyczyn losowych, za które Administrator nie ponosi odpowiedzialności.

    6. Użytkownik ponosi wyłączną odpowiedzialność za czynności wykonane w związku z korzystaniem z Systemu.

    7. W przypadku stwierdzenia, że Użytkownik korzysta z Systemu w sposób niezgodny z Regulaminem Administrator może zablokować jego konto.

    8. Administrator może zablokować lub usunąć Konto Użytkownika w przypadku naruszania przez niego niniejszego Regulaminu. W takiej sytuacji powtórna rejestracja może być dokonana jedynie po uprzednio wyrażonej zgodzie przez Administratora.

    9. Użytkownik może w każdym czasie sprawdzić wprowadzone do Systemu przy rejestracji dane poprzez zalogowanie się do swojego Konta, jak również w ten sam sposób może dokonywać ich aktualizacji.

    §4 Przetwarzanie i ochrona danych osobowych

    1. Administrator informuje, że jest administratorem danych osobowych Użytkownika. W razie pytań związanych z przetwarzaniem danych należy kontaktować się z POWOŁANYM Inspektorem Ochrony Danych Osobowych za pomocą poczty elektronicznej, pod adresem iod@pokrzywnica.pl. Dane osobowe Użytkownika będą przetwarzane w celu świadczenia usług wynikających z zawartej Umowy. Dane będą przetwarzane przez okres posiadania przez Użytkownika Konta w Systemie. Użytkownikowi przysługuje prawo żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo przenoszenia danych i prawo do cofnięcia zgody. Przetwarzane dane nie podlegają zautomatyzowanemu przetwarzaniu i profilowaniu. Administrator informuje, że Użytkownikowi przysługuje prawo wniesienia skargi na przetwarzanie danych do Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Podanie danych jest dobrowolne, ale ich niepodanie będzie związane z brakiem dostępu do usług świadczonych za pośrednictwem Systemu.

    2. Dane osobowe gromadzone w Systemie są również przetwarzane przez dostawcę Systemu, tj. Sputnik Software Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu przy ulicy Klinkierowej 7, która w związku ze świadczeniem na rzecz Administratora usług hostingowych i serwisowych, na podstawie zawartej z Administratorem umowy, może przetwarzać dane Użytkownika w zakresie: zbierania, utrwalania, organizowania, przeglądania; wyłącznie do celów związanych z zapewnieniem prawidłowego działania Systemu.

    3. Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność wynikającą z obowiązujących przepisów prawa za wprowadzenie do Systemu jego danych osobowych w zakresie szerszym niż dane wymagane do założenia Konta oraz ponosi pełną odpowiedzialność wynikającą z obowiązujących przepisów prawa za wprowadzenie do Systemu danych osobowych osób trzecich.

    4. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zabezpieczające dane osobowe przed ich udostepnieniem osobom nieupoważnionym, zebraniem przez osobę nieupoważnioną, przetwarzaniem z naruszeniem prawa, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

    5. Dane osobowe zgromadzone za pomocą Systemu mogą być udostępnione odpowiednim organom państwowym, na ich żądanie na podstawie odpowiednich przepisów prawa.

    §5 Odpowiedzialność

    1. Administrator prowadzi stały nadzór nad technicznym funkcjonowaniem Systemu, zapewniając przy tym poprawność jego działania na najwyższym poziomie. Administrator nie gwarantuje jednak stałej dostępności wszystkich funkcjonalności, jak również bezbłędnego działania.

    2. Administrator zastrzega sobie prawo do modyfikowania technicznego sposobu realizacji świadczonych usług.

    3. Administrator zastrzega sobie możliwość zawieszenia działania Systemu w szczególności z przyczyn:
    • potrzeby usunięcia zagrożenia.
    • konserwacji.
    • modyfikacji Systemu.

    4. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za niedostępność Systemu i usług świadczonych za ich pomocą z powodu siły wyższej.

    5. W przypadku, gdy przerwa bądź czasowe zawieszenie dostępności Systemu będą możliwe do przewidzenia Administrator powiadomi Użytkownika o takich zdarzeniach z odpowiednim wyprzedzeniem.

    6. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody które wynikają z użycia, niemożliwości użycia lub błędnego działania Systemu oraz nieprawidłowego korzystania z Systemu przez Użytkownika, chyba że szkody te wynikają z umyślnego działania Administratora.

    7. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za szkody które są skutkiem naruszania przez Użytkownika praw osób trzecich jak i za szkody powstałe w następstwie zakłóceń dostępności usług świadczonych drogą elektroniczną.

    8. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za szkoły wynikające z niewłaściwego działania sprzętu komputerowego i oprogramowania Użytkownika.

    9. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wywołane ujawnieniem przez Użytkownika osobie trzeciej Hasła lub Loginu.

    §6 Zgłoszenia

    1. Wszelkie nieprawidłowości i usterki związane z funkcjonowaniem Systemu, Użytkownik może zgłaszać za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres admin@pokrzywnica.pl.

    2. Zgłoszenie o którym mowa w § 5 ust.1 powinna zawierać nazwę Użytkownika, adres poczty elektronicznej podany podczas rejestracji, oraz dokładny opis zgłoszenia.

    3. Zgłoszenia są rozpatrywane niezwłocznie.

    §7 Prawa autorskie i licencje

    1. Oprogramowanie w zakresie Sytemu, jego aktualizacje i modyfikacje oraz wszelkie inne możliwe zmiany wraz z kodem źródłowym są przedmiotem autorskich praw majątkowych, które podlegają ochronie na zasadach określonych w Ustawie z dnia 4 lutego 1994 r., o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 666).

    2. Zabrania się Użytkownikowi wypożyczania, wynajmowania, udostępniania ani innego rodzaju rozpowszechniania informacji udostępnionych w ramach Systemu, a w szczególności ich umieszczania w innych serwisach internetowych, publicznego odtwarzania lub wyświetlania.

    3. Użytkownik zobowiązuje się do niewykorzystywania Systemu, jako całości ani jakichkolwiek jego elementów w celu rozwoju, produkcji lub wprowadzenia do obrotu Systemu lub programu w formie identycznej bądź też zbliżonej do Systemu.

    §8 Postanowienia końcowe

    1. Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu. Zmiany są uważane za zaakceptowane przez Użytkownika z chwilą skorzystania przez niego z Systemu.

    2. Regulamin wchodzi w życie z dniem 25 maja 2018 roku.

    3. W pozostałych kwestiach zastosowanie mają przepisy obowiązującego prawa.

    4. Regulamin dostępny jest na stronie pokrzywnica.eboi.pl.

     

    Zakładanie kont

    Dostęp do Biura Obsługi Interesanta można uzyskać poprzez:
    • założenie konta przez pracownika urzędu w systemie EOD Proton,
    • samodzielnie przez interesanta z poziomu strony BOI.

    W celu samodzielnego założenia konta interesant musi przejść na stronę BOI i wybrać opcje nowe konto.

    Po wybraniu typu interesanta pojawi się formularz, w którym należy wypełnić wszystkie wymagane pola, oznaczone kolorem czerwonym.

    Po wypełnieniu formularza, w dolnej części strony, zaznaczamy opcję oznaczającą wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych a następnie klikamy ikonę załóż konto.

    Po kliknięciu ikony załóż konto przeglądarka połączy się z serwerem, co może potrwać kilka sekund, celem sprawdzenia poprawności wprowadzonych danych. Jeśli dane zostały wprowadzone poprawnie na adres e-mail podany w formularzu zostanie wysłana wiadomość potwierdzająca założenie konta.

    Jeśli któreś z pól nie zostało wypełnione poprawnie pojawi się stosowny komunikat. Wiadomość generowana jest automatycznie przez portal BOI, a w swojej treści zawiera link którego kliknięcie jest niezbędne aby aktywować konto Interesanta.

    Po klikniecie w link nastąpi automatyczne przekierowanie na stronę BOI na której pojawi się komunikat potwierdzający aktywację konta.

     

    Logowanie do portalu

    Po wejściu na portal Biura Obsługi Interesanta użytkownik ma możliwość zalogowania się poprzez wpisanie hasła i loginu w odpowiednie pola znajdujące się w górnej części strony portalu.

    Zalogowanie się do systemu daje użytkownikowi możliwość korzystania z wszystkich funkcjonalności jakie oferuje BOI.

    Biura Obsługi Interesanta daje również możliwość zalogowania się do portalu za pomocą karty elektronicznej lub profilu zaufango ePUAP.

    Aby uzyskać taką możliwość należy w zakładce Moje konto kliknąć opcje certyfikaty i dodać do listy nowy certyfikat. Po włożeniu karty elektronicznej od czytnika, wprowadzeniu kodu PIN i zatwierdzeniu, nowy certyfikat pojawi się na liście dostępnych certyfikatów.Samo logowanie do systemu za pomocą karty odbywa się poprzez wybór opcji zaloguj i wyborze metody zaloguj kartą. Porta poprosi o wsunięcie kartydo czytnika i wybór odpowiedniego certyfikatu. Po wprowadzeniu właściwego kodu PIN nastąpi zalogowanie do BOI.

     

    Zmiana ustawień interesanta

    Klikając w górnej części strony internetowej na login interesanta, użytkownik ma możliwość edycji ustawień konta BOI.

    Zmiana hasła lub przypomnienie hasła

    Zakładka zmiana hasła pozwala użytkownikowi na zmianę wcześniej zdefiniowanego hasła.

    W sytuacji gdy interesant zapomni hasło portal daje możliwość wygenerowania nowego hasła. W tym celu należy kliknąć opcję Nie pamiętam hasła umieszczoną stronie panelu logowania.
    Po kliknięciu opcji nie pamiętam hasła pojawi się kolejne okno kontekstowe w którym należy podać login oraz NIP lub REGON które zostały wprowadzone podczas zakładania konta.

    Po uzupełnieniu wymaganych danych pojawi się komunikat informujący o wysłaniu wiadomości e-mail z dalszymi instrukcjami na elektroniczny adres, który został wprowadzony do systemu podczas rejestracji konta. Wiadomość zawiera link po kliknięciu którego zostaje automatycznie wysłana kolejna wiadomość, zawiera hasło, dające już możliwość zalogowania się do systemu.

    Nowe hasło, które otrzymuje użytkownik zostało wygenerowane automatycznie przez portal. Użytkownik ma możliwość zmiany tego hasła w sposób jaki zostało to opisane wyżej.

    Zmiana danych

    W tej zakładce użytkownik ma możliwość edycji danych osobowych wprowadzonych do systemu podczas aktywacji konta.
    Przed zapisaniem zaktualizowanych informacji użytkownik portalu musi wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych oraz wprowadzić aktualne hasło przy pomocy którego loguje się do BOI.

    Ustawienia powiadomień

    W ustawieniach konta użytkownik ma możliwość skorzystania z opcji powiadomień. W zależności od opcji która zostanie zaznaczona interesant ma możliwość otrzymywania informacji drogą mailową lub przy pomocy wiadomości sms wysyłanych na telefon komórkowy. Opcja powiadomień przy pomocy sms nie jest dostępna bezpośrednio po zapisaniu zmian. W celu uzyskania szerszych informacji dotyczących uruchomienia usługi należy skontaktować się z administratorem systemu.

    Lista typów powiadomień podzielona jest na poszczególne kategorie. Wiadomości jakie otrzymuje użytkownik za pomocą usługi powiadomień dają możliwość śledzenia przebiegu postępowania administracyjnego na poszczególnych jego etapach, a także dostęp do wielu innych informacji.

     

    Nawigacja w portalu

    Użytkownik porusza się po portalu przechodząc do kolejnych zakładek umieszczonych w górnej części ekranu.

    Każda z zakładek może być dodatkowo podzielona na kategorie widoczne po przejściu do zakładki.

    Uzyskanie dostępu do informacji zawartych w poszczególnych zakładkach może wymagać od użytkownika rejestracji i logowania do serwisu.

    Kliknięcie na login użytkownika umieszczony w górnej części ekranu daje możliwość edycji ustawień konta zalogowanego użytkownika.

     

    Katalog spraw

    Katalog spraw zawiera zbiór wszystkich dostępnych aktualnie formularzy elektronicznych, które umożliwiają załatwienie interesantowi sprawy w urzędzie, bez koniczności stawienia się osobiście w siedzibie JST.

    Po wybraniu nazwy sprawy którą jesteśmy zainteresowani, na ekranie monitora wyświetlą się szczegóły dotyczące załatwienia sprawy, oraz odnośnik z przekierowaniem do formularza elektronicznego umieszczonego na platformie ePUAP.

    Do założenia sprawy poprzez stronę BIO niezbędne jest posiadanie przez interesanta konta oraz profilu zaufanego na platformie ePUAP.

     

    Stan sprawy

    Pismo wpływające do urzędu otwiera sprawę, której zostaje nadany znak sprawy. Jedna sprawa oznaczona tym samym numerem może zawierać kilka pism.
    Dostęp do statusu oraz historii sprawy dostępny jest tylko dla zalogowanych użytkowników.
    Po zalogowaniu użytkownik powinien przejść do zakładki Sprawy, a następnie wybrać kategorie Stan sprawy.

    Klikając na wybraną sprawę, zalogowany użytkownik portalu, ma możliwość sprawdzenia szczegółów sprawy, jej historii oraz pism jakie znalazły się w tej sprawie.

     

    Płatności

    Zakładka płatności, zalogowanemu użytkownikowi portalu, daje możliwość przeglądania kartoteki podatkowej zawierającej informację dotyczące rozliczeń należności oraz składników stanowiących podstawę naliczenia tych należności.

    Bezpośrednio po rejestracji i zalogowaniu do systemu BOI dane znajdujące się w zakładce płatności nie będą widoczne dla użytkownika. W celu dostępu do tych informacji wymagana jest od użytkownika dodatkowa autoryzacja danych poprzez złożenie wniosku o dostęp do systemu teleinformatycznego.
    Wniosek można złożyć osobiście w siedzibie Urzędu lub korzystając z formularza elektronicznego zamieszczonego na platformie ePUAP.
    Szczegóły dotyczące wniosku w wersji elektronicznej można znaleźć w katalogu spraw na stronie BOI.

    W informacjach dotyczących wniosku znajduje się również odnośnik do formularza zamieszczonego na platformie ePUAP.

    Złożenie wniosku w postaci elektronicznej możliwe jest tylko dla użytkowników posiadających konto oraz profil zaufany w systemie ePUAP.

    Informacje w zakładce płatności dostępne będą po weryfikacji wniosku przez pracownika Urzędu.

    W celu wyświetlenia płatności należy przejść do zakładki sprawy i wybrać kategorię płatności.

     

    W zależności od ilości i rodzaju wnoszonych opłat, jeden interesant może posiadać kilka kartotek.

    Wybierając nazwę płatności system wyświetla szczegóły wskazanej opłaty w których można odnaleźć informacje dotyczące współzobowiązanych, przedmiotów opodatkowania oraz wysokości należności.

    Wysokość zarówno rozliczonych jak i nie rozliczonych należności została wykazana w tabeli płatności.

    Zaznaczając wybrane należności i wybierając przycisk zapłać użytkownik portalu ma możliwość dokonania płatności przelewem tradycyjnym lub wykorzystując system płatności elektronicznej.

    Po wybraniu płatności elektronicznej system przekieruje użytkownika na stronę operatora płatności internetowych. Przelew wykonywany jest poprzez wybrany bank internetowy lub przy pomocy karty płatniczej.

    Płatności internetowe wykonywane są przy pomocy usługi Paybynet. Każda transakcja obciążona jest prowizją pobieraną od Płatnika w zależności od wysokości kwoty przelewu.

    Tabela opłat

     

    Historia płatności

    Zakładka zawiera listę płatności które dokonywane były poprzez stronę BOI.

    Transakcja która nie została zakończona prawidłowo lub oczekuje na potwierdzenie realizacji zostaje oznaczona na liście płatności statusem rozpoczęta.

     

    Kontakt

    Urząd Gminy w Pokrzywnicy
    Aleja Jana Pawła II 1
    06-121 Pokrzywnica
    ug@pokrzywnica.pl
     

Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce

Zamknij